DocsVault - Doküman Yönetim Sistemi

Docsvault, kurumların belgelerini en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayan doküman yönetim sistemidir.

Docsvault ile dijital ortama geçirilen belgeler, stok, kırtasiye ve iş gücü gibi birçok kaybın önüne geçerken, başarılı bir belge arşiv sisteminin kullanılması, belgeye ve dolayısıyla da bilgiye erişim süresini kısaltır.

Verilerinizin güvenliğini sağlayarak paylaşmak ve düzenlemek konusunda uzman olmasıyla birlikte aşağıdaki tüm özellikleri de kullanıcılarına sunmaktadır.

Neden Kullanmalıyız?

Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyım?
Neden DocsVault
Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyım?

Docsvault standart belge yönetim özelliklerinin yanı sıra ofisinizi tamamen kağıtsız bir ortama dönüştürmek için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahiptir. Docsvault, basit işlevleri, inanılmaz uygun fiyatı, iyi organize ve kararlı olmayı sağlayan benzersiz özellikleri, verimliliği artırması ile öne çıkan bir Document Management Systemdir.

DocsVault Doküman Yönetim Programı Avantajları Docsvault, kullanımı kolay, zorlu bir eğitim gerektirmeyen, geniş yelpazeli doküman yönetim programıdır.

Heryerden dokümanlara erişim
Hızlı belge önizleme
Dahili PDF düzenleyici
Detaylı belge profilleri
Otomatik iş akışı
Görev takip merkezi
Uzak ofis erişimi
OCR ile tam metin arama
Belge ilişkilendirme
Versiyon kontrolü
MS office entegrasyonu
Hazır klasör şablonları

Docsvault Sistem Gereksinimleri

Docsvault’ın başarılı bir şekilde kurulumu ve kullanımı için, sisteminizin aşağıda önerilen minimum yazılım ve donanım özelliklerini sağladığına emin olun…

  Small Business Enterprise Ultimate
Sürüm Kontrolü, Menkul Kıymetler, Denetim İzi, Profil Oluşturma, Arama, Uyarılar ve Bildirimler + + +
Entegre Basit ve Toplu Tarama + + +
PDF Düzenleyici/Görüntüleyiciler ve PDF Düzeltme araçları + + +
Entegrasyon: Active Directory, MS Office ve daha fazlası… + + +

Belge Görevleri ve Hatırlatıcılar, Görevler Takvimi

+ + +
Herhangi bir tarayıcıdan erişim için Web Uygulaması x + +
Mobil Cihaz Erişimi (iOS/Android) x + +
Otomatik Elektronik İş Akışları x + +
Yerleşik Word ve Excel Düzenleyicileri x + +
Built-in Document Viewer, Smart Search x + +
Kayıt Tutma Politikaları x + +
Belge Paylaşımı ve Belge Talep Bağlantıları x + +
E-posta Hatırlatma İşleri x + +
Otomatik Belge Adlandırma ve Dosyalama x + +
Otomatik Belge İlişkisi x + +
Sanal Paylaşılan Alan x + +
Müşteri Belge Kimlikleri x + +
Özel raporlar x + 5 kullanıcı
Meta verilerle Gelişmiş Dışa Aktarma x + +
E-posta Şablonu ve Adres Defteri x + +
Optik karakter tanıma opsiyonel opsiyonel +
Gelişmiş İçe Aktarma Eklentisi x opsiyonel +
Gelişmiş Profiller Eklentisi x opsiyonel +
E-posta Otomasyon Eklentisi x opsiyonel +
Dijital İmza Eklentisi x opsiyonel +
eForm Eklentisi x opsiyonel +
Analytics Araçları Eklentisi x opsiyonel +
API Eklentisi x opsiyonel +
AI ile Gelişmiş Yakalama x opsiyonel opsiyonel

 

Sık Sorulan Sorular Docsvault, kullanımı kolay, zorlu bir eğitim gerektirmeyen, geniş yelpazeli doküman yönetim programıdır.

MS Office dosyaları, medya dosyaları, PDF, TIFF, mühendislik çizimleri, Web sayfaları, ve arşivlenmiş dosyalar da dahil olmak üzere Windows işletim sistemi tarafından desteklenen tüm dosyaları saklayabilirsiniz. Ek olarak kağıt belgelerinizi tarayabilir ve çok sayfalı PDF veya TIFF dosyasına çevirebilirsiniz. Ayrıca isteğe bağlı olarak OCR özelliği sayesinde, herhangi bir taranmış belgeyi taranabilir PDF belgesine çevirebilirsiniz.

Docsvault TWAIN veya WIA sürücülerini kullanan herhangi bir tarayıcıyla çalışabilir. Bugün piyasadaki tarayıcıların çoğu bu arabirimlerden birini kullanır.

Küçük sürümler, hata düzeltmeleri ve yeni özellikleriyle birlikte yılda 2 – 3 kez yayınlanır. Büyük sürümler ise yaklaşık 1 – 1,5 yılda bir yayınlanır.

Docsvault’un kurulumu ve kullanımı inanılmaz derecede kolay. Ayrıca elle dosyalama sisteminde bulunmayan belge profili (indeksleme), etkin organizasyon ve yönetim, güvenlik, eş zamanlı erişim, denetim günlüğü, versiyon kontrolü, iş akışı, tarama desteği ve diğer birçok özelliği Docsvault’ta bulabilirsiniz.

Docsvault aracılığıyla tüm dosyalama sisteminizin yaptıklarının aynısını yapabilirsiniz. Docsvault’u yüklemek sadece birkaç dakikanızı alır. Eğer Windows gezgini kullanıyorsanız Docsvault size çok alışılmış gelecektir.

Demo Talep Formu

    Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalısınız?

    Her gün bilgisayarınıza yüzlerce veri yüklenir. Dosya arşivleriniz de yıllar içinde gittikçe daha da büyür ve bazı durumlarda acil ulaşmanız gereken bir belgeyi bulma süreciniz adeta bir kabusa dönüşebilir. Dosyalarınızı her ne kadar iyi arşivleseniz de arşivinizin boyutu büyüdükçe aradığınız dosyaya ulaşma süreniz de uzayacak hatta bazen dosyalarınızı bulmanız imkansız hale gelecektir.

    Devamını Gör…

    Dijital ortamlarda her şeyin sisteme döküldüğü günümüzde, doküman yönetimini de hızlı ve pratik bir şekilde yapmak mümkün. Önceki yıllarda büyük ve global firmaların kullandığı doküman yönetim sistemleri; pratik çözümleri ve uygun fiyatları sayesinde artık orta ve küçük ölçekli firmalar tarafından da oldukça sık tercih ediliyor.

    DocsVault – Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

    Docsvault, şirketlerin ve kurumların belgelerini en iyi şekilde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duydukları anda belgelere hızlıca erişebilmelerine olanak sağlayan bir doküman yönetim sistemidir.

    Özellikle küçük ve orta ölçekli şirketlerin büyümeleri için atmaları gereken en önemli adımlardan biri iyi ve organize işleyen bir doküman yönetim sistemi kurmaktır. Aksi takdirde işleyiş karışabilir ve şirket belgeleri kaybolma ya da farklı dosyaların arasına karışma gibi risklerle karşı karşıya kalabilir. Bu noktada DocsVault Doküman Yönetim Sistemi, devreye girerek şirket alt yapısını sağlamlaştırır ve belgeleri kişilerden ziyade sistemin yönetmesini sağlar.

    DocsVault – Doküman Yönetim Sistemi Avantajları

    • Tarayarak aldığınız belgeler, DocsVault ile aranabilir PDF dosyalarına dönüşür. Böylece aradığınız dokümana ulaşmanız saniyelerinizi alır.
    • Mail arşivi tutmak, iş takibi yapabilmek ya da geçmiş yıllara ait ihtiyacınız olan bir bilgiye ulaşabilmek için oldukça önemlidir. DocsVault maillerinizin arşivini almanız ve PDF’e dönüştürmenize de olanak sağlar. Böylece yıllar önceki mail arşivlerinize dahi rahatlıkla ulaşabilir ve ihtiyacınız olan maili kolayca bulabilirsiniz.
    • Dijitalleşme çağı ile birlikte artık mobil cihazımızın yanımızda olması dahi birçok işimizi halletmemizi sağlıyor. Peki telefonunuzda tüm dokümanlarınıza erişmenizin mümkün olduğunu söylesek? DocsVault ile mobil cihazınız yanınızda olduğu sürece her yer ofise dönüşebilir. Böylece ofisten uzakta olduğunuzda ya da tatile çıktığınızda ihtiyacınız olan bir belge ile ilgili endişelenmenize gerek kalmaz.
    • DocsVault’un en işlevsel özelliklerinden biri de sistemdeki kullanıcılara iş görevleri atamanızı sağlamasıdır. Bu özellik sayesinde iş görevi atadığınız kişilerin iş takiplerini de kolayca yapabilirsiniz. Atadığınız görevler tamamlandıkça sistem üzerinden tarafınıza bilgi gelecektir.
    • Sistem, belgelerinizi otomatik olarak yedekleyerek kötü sürprizlere karşı tedbirli olmanızı sağlar. DocsVault ile verilerinizi kaybettiğinizde hızlıca geri yükleyebilirsiniz.
    • Kullanıcı bazlı yetkilendirmenin yanında klasör ve dosya bazlı yetkilendirme de yapabilirsiniz. Böylece bir dosyanın üzerinde çalışması gereken ekibi tek bir dosyaya atayabilirsiniz.
    • Belgelerin üzerinden kimin hangi değişikliği yaptığını görmek iş kontrolü açısından oldukça iyi bir avantaj sunar. DocsVault ile belgelerde yapılan değişikliklerin kime ait olduğunu kolayca görebilir ve talep etmeniz halinde bu değişiklikler için uyarı mailleri alabilirsiniz.
    • DocsVault yazılımının en işlevsel özelliklerinden biri de arama modülü olmasıdır. Böylece belgenizde yer alan kelimeleri arama kısmına yazarak saniyeler içerisinde dilediğiniz belgeye ulaşabilirsiniz.

    DocsVault’a Neden İhtiyacınız Var?

    Küçük veya orta ölçekli şirketinizi büyütme aşamasında birçok giderden tasarruf etmeniz gerektiğini biliyoruz ancak şirketinizde işlerin daha organize şekilde ilerlemesini, arşivlerinizin düzene girerek aradığınız belgeye kolayca erişemenizi sağlayan DocsVault size ciddi bir zaman ve işgücü kazancı da sağlayacaktır. Forbes ASAP’a göre bir personel yılda ortalama 150 saatini bilgi araştırmaya harcıyor. Şirket çalışanlarınızın dosyalara erişme, aradığı dosyayı, maili bulma gibi işlere zaman harcamak yerine sorumluluklarını daha efektif şekilde yerine getirmesi DocsVault ile mümkün.

    Docsvault, yalnızca para tasarrufu sağlamaz. Aynı zamanda organize edilmemiş dosya ve belgelerin yol açacağı kaosu önler. Bu yapılandırılmamış verilerin hiçbir değeri yokmuş gibi düşünmeniz oldukça hatalı olacaktır. Çünkü bu veriler aslında şirketinizin temelini oluşturan parçalardır.

    Ayrıca, DocsVault donanımı ofisinizi tamamen kağıtsız bir ortama dönüştürmek için gereken altyapıyı sağlar. Sistemi efektif olarak kullandığınızda, kağıt ihtiyacınızın ciddi oranda azaldığını ve tüm belgelerinizin dijital ortamda erişiminize açık olduğunu fark edeceksiniz. Böylece hem işleriniz güvende kalacak hem de kağıt tüketimini azaltarak sürdürülebilir yaşama katkı sunmuş olacaksınız.

    Kağıtsız ofis çözümleri sunan Fins Bilişim (http://fins.com.tr/)  farkıyla DocsVault – Doküman Yönetim Yazılımı ile ofisinize fark katmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

    yazıyı kısalt

    Doküman Yönetim Sistemi Docsvault
    30 gün ücretsiz Kullanın